Τι να κρατήσεις (Takeaways)
- Η πραγματική βελτίωση δεν έρχεται από “μεγάλες αλλαγές”, αλλά από καθημερινή πειθαρχία.
- Το Kaizen είναι κουλτούρα συμμετοχής, όχι εργαλείο management.
- Η σταθερότητα και η συνέπεια στις επιχειρήσεις ξεπερνούν και κερδίζουν το “hero mode management”.
Kaizen: η καθημερινή βελτίωση
Ο φιλόσοφος Ηράκλειτος ο Εφέσιος διατύπωσε «Το μόνο σταθερό στη ζωή είναι η αλλαγή». Πάντα η αλλαγή συμβαίνει, είτε θέλουμε είτε όχι. Τη φέρνουν πολλοί εξωγενείς παράγοντες και όλοι προσπαθούμε να χειριστούμε καταστάσεις, ή εξελίξεις που βρίσκονται πέρα από τον έλεγχό μας.
Ωστόσο, υπάρχει μια μορφή ελέγχου που μπορούμε (και πρέπει) να ασκούμε. Η διαρκής βελτίωση. Είναι η αλλαγή προς το καλύτερο μέσα στους οργανισμούς (και ό,τι κάνουμε) με δική μας πρωτοβουλία. Πώς ξεκινούμε και οδηγούμε τη διαρκή βελτίωση; Υπάρχει ο όρος Kaizen από τις ιαπωνικές λέξεις “kai” (αλλαγή) και “zen” (προς το καλύτερο), δηλαδή «συνεχής βελτίωση» ή/και η «καθημερινή προσπάθεια προς την ιδανική κατάσταση».
Το Kaizen (ιαπωνικά: 改善) είναι ας πούμε η ιαπωνική οπτική στις επιχειρησιακές σπουδές. Υποστηρίζει, ότι επιτυγχάνονται πολύ σημαντικά θετικά αποτελέσματα χάρη στο αθροιστικό αποτέλεσμα πολλών -συχνά μικρών- βελτιώσεων στις πτυχές της λειτουργίας μιας εταιρείας. Το Kaizen συνταυτίζεται με το PDCA (Plan-Do-Check-Act). που χρησιμοποιείται στον κύκλο ποιότητας, δηλαδή να σχεδιάζω μικρές αλλαγές, να τις εφαρμόζω δοκιμαστικά, να βλέπω τα αποτελέσματα και να χτίζω διαρκώς πάνω σε αυτά. Αυτοί οι μικροκύκλοι βελτίωσης δημιουργούν ραγδαία εκθετική πρόοδο, όταν γίνονται συνήθεια (κοινή κουλτούρα) στην επιχείρηση.
Εστιάζοντας στα 5 Kaizen Lean Principles, δημιουργείται αξία για τον πελάτη, μειώνονται εμπόδια ή σπατάλες, είναι όλοι ‘πάνω από το πρόβλημα’ αφού εμπλέκονται διαφορετικοί άνθρωποι της επιχείρησης σε κάθε βήμα (όλοι ξέρουν τις αλήθειες) και δημιουργούνται εργαλεία (πχ. journal), για να φαίνεται η πρόοδος. Αυτά όλα χτίζουν μια επιχείρηση που λειτουργεί με ροή, διαφάνεια και καθαρές λύσεις. Οι 5 αρχές που μπορούν να εφαρμοστούν σε καθετί είναι:
- Sort (seiri): απομάκρυνση των περιττών.
- Set in order (seiton): οργάνωση για εύκολη πρόσβαση.
- Shine (seiso): “καθαρισμός” κάθε εμποδίου (ή διαδικασίας).
- Standardize (seiketsu): καθιέρωση νέων συνεπών διαδικασιών.
- Sustain (shitsuke): διατήρηση των οργανωτικών βελτιώσεων.
Η πραγματική πρόοδος, ή η επιτυχία δεν έρχεται ξάφνου από ένα μεγάλο άλμα της επιχείρησης (αυτά δεν γίνονται ποτέ, γιατί έχουν υψηλό ρίσκο-κόστος και αντιστάσεις), αλλά από εκατοντάδες μικρά βήματα που γίνονται καθημερινά. Αρκεί να υπάρχουν accountable ομάδες, με έμπειρους ανθρώπους και σοβαροί leaders.
Αυτό είναι το Kaizen: η συνεχής, αδιάκοπη βελτίωση. Δεν είναι project, είναι νοοτροπία. Δεν περιμένουν ο εργαζόμενοι να το εφαρμόσει το ‘big boss’ με εντολές… Είναι η δέσμευση που παίρνουν όλοι, για να φτιάξουν έναν ανώτερο κόσμο στην επιχείρηση, για όλους και ο καθένας για τον εαυτό του. Λίγο καλύτερα κάθε μέρα, αυτό δεν θέλει επαναστάσεις. Αρκεί 1% βελτίωση την ημέρα με μικρά, σταθερά βήματα, δοκιμή-λάθος, προσαρμογή. Βεβαίως δεν περιμένω πως θα γίνουμε πειθαρχημένοι σαν Ιάπωνες, αλλά τουλάχιστον ας τα ξέρουμε.
Το κακό είναι πως πολλές επιχειρήσεις, όχι μόνο δεν βελτιώνουν 1% την ημέρα την οργάνωση και τις πρακτικές τους, αλλά κρύβουν τα προβλήματα κάτω από το χαλί. Κάθε φορά που εντοπίζεται πρόβλημα, δεν πάνε στη ρίζα, δεν ρωτούν γιατί, δεν χαρτογραφούν λύσεις, αλλά ψάχνουν ένα ‘quick-fix’. Δεν καταγράφουν πρόοδο, τι άλλαξε, τι μάθαμε. Το Kaizen Journal σου λέει, να τα λάθη, πόσες φορές επαναλαμβάνονται και να οι ευκαιρίες.
Kaizen: τι να κάνουν οι επιχειρήσεις για τη διαρκή βελτίωση
Οπως υπάρχουν θέσεις στελεχών για προσωπικά δεδομένα, ασφάλεια πληροφοριών, ποιότητα-εσωτερικό έλεγχο θα έπρεπε να υπάρχει μία ακόμη: η θέση που επιβλέπει με αυξημένες αρμοδιότητες την επιχειρηματική αλλαγή / το business excellence / μετασχηματισμό για να κινητοποιεί ομάδες που εργάζονται διατμηματικά για τη βελτίωση εμπορικών, οργανωτικών κ.ά θεμάτων. Παραδείγματα:
- Πρόγραμμα για μία μικρή βελτίωση ανά εβδομάδα. Η βελτίωση κοινοποιείται σε όλους (κουλτούρα).
- Εξαλείφεται 1 μορφή “σπατάλης” κάθε μήνα (χαρτί; ανακύκλωση συσκευών-παγίων; αλλαγή προμηθευτή;).
- Ζητείται feedback-πρόταση και την εφαρμόζουμε γρήγορα (με πλήρη αποτύπωση οδηγιών για όλους).
- Ρωτάμε «γιατί;» μέχρι να βρεθεί η ρίζα ενός προβλήματος (με κυνική ειλικρίνεια …όχι politics).
- Καταγράφεται τι λειτούργησε σωστά και το καθιερώνουμε ως (νέο) standard.
Δεν ξέρω αν θα σας φανεί αστείο το Kaizen… αλλά τουλάχιστον -με αφορμή αυτό- συγκεντρώστε την ομάδα σας και συζητήστε ανοιχτά τι πρέπει να αλλάξει, κάτι καλό θα βγει για να πηγαίνουν όλα καλύτερα και πιο αποδοτικά.
Είμαι ο Τάσος Παγκάκης. Βοηθώ leaders και ομάδες να μετατρέπουν την αλλαγή σε ανάπτυξη, δουλεύοντας στο τρίγωνο Στρατηγικής-Επικοινωνίας-Compliance. Παρεμβαίνω όπου υπάρχει ασάφεια, δίνω πάντα πλαίσιο αποφάσεων, καθαρό narrative και roadmap. Αν θέλεις βοήθεια και κατεύθυνση σε θέματα στρατηγικής, μίλησέ μου και θα σε βοηθήσω.
