- Και γιατί χρειάζονται 60 slides για να την παρουσιάσεις;
Αληθινός διάλογος...
Avoid Death by PowerPoint
Μετά από χιλιάδες παρουσιάσεις που έχω κάνει, θέλω να σημειώσετε μόνο έναν απλό κανόνα: παρουσιάζουμε την άποψή μας για να πείσουμε άλλους, το ακροατήριο. Παρά το προφανές, όταν κάνουμε επαγγελματικές παρουσιάσεις, το ξεχνούμε. Από τo Λύκειο κιόλας, όλοι εθίζονται στο εργαλείο PowerPoint (Keynote, Canva). Χρήσιμα εργαλεία, σώζουν χρόνο, έτοιμα εικονίδια, φωτογραφίες, πολλές γραμματοσειρές και έτοιμα designs αλλά τελικά ξεχνούμε το κοινό της παρουσίασης, τους τελικούς αποδέκτες του μηνύματος και ίσως τι θέλουμε να πούμε. Death by PowerPoint σημαίνει περιορισμό της σκέψης μας. Επικεντρωνόμαστε σε εμάς, τους παρουσιαστές και στο τι πληροφορίες εμείς γνωρίζουμε και νιώθουμε (εύκολες για εμάς) υποχρέωση να πούμε. Death by PowerPoint σημαίνει πώς δίνουμε περισσότερο χρόνο στο slide deck, από τον τελικό σκοπό, που είναι να πείσουμε. Πολλές φορές δεν ξέρουμε τι πρέπει να μάθουν στο μεγάλο συνέδριο, ή γιατί μας κάλεσαν σε ένα εταιρικό σεμινάριο. Πιθανά και στα δύο θα δείξουμε το ίδιο slide deck.
Ken Haemer
Είτε PowerPoint, είτε άλλο εργαλείο…
Είτε σε B2B πωλήσεις, είτε σε ακαδημαϊκό χώρο, είτε σε events έχουμε ξεχάσει πόσο εύκολα “χάνουμε” το κοινό ή το οδηγούμε σε χασμουρητά και αίσθημα φυγής. Τώρα γίνεται πιο συχνό, επειδή όλοι πουλάνε γνώση μέσα από το internet. Ας μην γινόμαστε δούλοι των slides, και να βάζουμε σε δεύτερο πλάνο τις ανάγκες του κοινού και το τι μπορεί να μεγιστοποιήσει τη δύναμη μεταδοτικότητας του μηνύματος. Σταματήσαμε να επικοινωνούμε αμφίδρομα και να πείθουμε. Να κάνουμε το κοινό να αναζητά ακόμη περισσότερα για εμάς, την ιδέα, την εταιρία. Σταματήσαμε να οδηγούμε το κοινό σε δράση, γιατί μάθαμε να απογειώνουμε εικαστικά το PowerPoint αλλά ξεχάσαμε να προπονούμε εμάς, ως αθλητές μυαλών, ιδεών, και concepts.
Το ταξίδι είμαστε εμείς, με σκοπό τη γνώση και το μεταφερόμενο συναίσθημα! Δεν θα ξεχάσω σε μία από τις πρώτες μου new business παρουσιάσεις, με όλο το άγχος και τους έντονους χτύπους καρδιάς που είχα, πόσο πολύ απελευθερώθηκα, όταν πριν από εμένα ο Head Creative είχε πει στην ομάδα του πελάτη “Αφήστε τις διαφάνειες, δεν είναι σημαντικές – τώρα θέλω να είστε επάνω μου για να πάμε μαζί ένα ταξίδι“. Οι διαφάνειες “έσβησαν” και τότε μπόρεσα να πω όσα ήξερα, είχα προβάρει, και είχα μέσα μου. Τη δουλειά λόγω διαπλεκόμενων συμφερόντων δεν την πήραμε, αλλά εκείνη την ημέρα είχα αλλάξει όλη την επαγγελματική μου προσέγγιση.
Προετοιμαστείτε σωστά
Δεν θα κουραστώ να το λέω, μια καλή παρουσίαση ξεκινά με μολύβι και χαρτί και όχι στο pc monitor. Ερευνώ και σκέφτομαι το κοινό στο οποίο θα απευθυνθώ. Αλλιώς γράφω για τον CEO, αλλιώς για ένα meetup. Αλλες πληροφορίες θέλει ο Head of Business control, άλλες προσδοκίες έχει ο θεατής σεμιναρίου για ειδικό θέμα. Γνωρίζοντας το υπόβαθρο, τα ενδιαφέροντα, τις γνώσεις του κοινού (και μόνο τότε) μπορώ να σχεδιάσω και να περιγράψω με ενδιαφέρον και παραστατικό τρόπο μια συναρπαστική ιστορία που θα επικοινωνήσει το μήνυμα και θα παραμείνει στη μνήμη τους. Να είναι όμορφη, διαφορετική, διδακτική.
Το κοινό είναι αυτό που θα καθορίσει τον τόνο και τη γλώσσα που θα χρησιμοποιήσετε καθώς και τα οπτικοακουστικά μέσα. Σε κάθε περίπτωση, έχετε μόνο τα πρώτα 30 δευτερόλεπτα για να τραβήξετε την προσοχή τους και να μείνουν. Έτσι, όταν σκεφτείτε και ξεκαθαρίσετε την τοποθέτηση, το στόχο, την ιστορία – ναι, τότε καθήστε στην οθόνη για να συνθέσετε τα ρημαδο-slides.
Δημιουργείστε παρουσιάσεις που να είναι εύκολες στο μάτι και άρα το μυαλό. Το 2017 στο συνέδριο προγραμματιστών της Google, ο Sundar Pichai, CEO της εταιρείας, κατά τη διάρκεια της παρουσίασης του έδειξε διαφάνειες, των οποίων μεγάλων μέρος ήταν λευκό (αχ, αυτή η δύναμη του λευκού που έλεγαν οι παλιοί έμπειροι art directors). Παράλληλα, χρειάστηκε τουλάχιστον μόλις 12 από αυτές για να καλύψει το συνολικό αριθμό των 40 λέξεων, που σύμφωνα με έρευνες είναι ο μέσος αριθμός λέξεων ανά διαφάνεια στο PowerPoint!!
Αν και ο Pichai δεν είναι ένας ταλαντούχος και εκπαιδευμένος ομιλητής (ίσως δεν βοηθά και η προφορά Αγγλικών), παρόλα αυτά παρουσιάσεις όπως η δική του θεωρούνται πιο φιλικές προς τον εγκέφαλο, καθώς επικεντρώνεται σε ένα μόνο θέμα τη φορά και το επεξεργάζεται καλύτερα (με τις ανάσες που δίνει η ομιλία, τα μικρά pause κλπ). Καλύτερη εγκεφαλική επεξεργασία σημαίνει πώς καταλαβαίνω το όφελος. Θυμάμαι καλύτερα και περισσότερα και μπορώ να τα πω μετά από την παρουσίαση.
Bullet points και πυκνογραμμένα κείμενα ανήκουν στο παρελθόν
Το να έχετε την απαίτηση από το κοινό σας να σας ακούει και ταυτόχρονα να διαβάζει κατεβατά από bullet points γεμάτα πληροφορίες, επειδή θέλετε να πείτε όλη τη βιβλιογραφία, ας πούμε, είναι μια τρέλα. Αυτό το κάνουν συνήθως καθηγητές πανεπιστημίων ή μεσαίου επιπέδου managers που θέλουν να εντυπωσιάσουν το αφεντικό ή το κοινό, δείχνοντας πόσα πολλά ξέρουν και πόσο καλά έχουν προετοιμαστεί. Το αποτέλεσμα -με πιθανότητα 90%- είναι η διασπασμένη προσοχή του κοινού.
Θα κρατήσουν πολύ μικρότερο αριθμό πληροφοριών-στοιχείων, καθώς αντί να είναι επικεντρωμένοι στην ουσία κάνουν στην πραγματικότητα μια υπερπροσπάθεια να καλύψουν όγκο πληροφοριών χωρίς να τον απορροφούν. Φανταστείτε να έχετε ένα booklet 100 σελίδων έτοιμο, να έχετε σύνοψη σε 10 slides και να μπαίνει μέσα ο Διευθύνων Σύμβουλος, απευθύνοντας σας το εξής: “Μπορείτε να μου πείτε σε 10′ την ιδέα σας και γιατί θα μας ωφελήσει; Δεν έχω άλλο χρόνο…“. Κόκκαλο!
Αν το θέμα της παρουσίασης δεν γίνει αντιληπτό από το κοινό μέσα στα πρώτα δευτερόλεπτα που βλέπουν την πρώτη διαφάνεια, τότε έχετε χάσει την προσοχή και το ενδιαφέρον τους. Απλοποιείστε το περιεχόμενο στις διαφάνειες σας. Κρατήστε μόνο το πιο σημαντικό στοιχείο που θέλετε να επικοινωνήσετε.
Μία εικόνα ισοδυναμεί με χίλιες λέξεις
Σύμφωνα με τον John Medina, βιολόγο του Πανεπιστημίου της Washington, όπως αναφέρει στο εξαιρετικό βιβλίο του Brain Rules: “Οι άνθρωποι έχουμε απίστευτη ικανότητα στο να θυμόμαστε φωτογραφίες. Αν απλά ακούσουμε μια πληροφορία, τρεις μέρες μετά θα θυμόμαστε μόνο το 10% αυτής. Αν προσθέσουμε και μια φωτογραφία σε αυτή την πληροφορία, τότε θα θυμόμαστε το 65%“. Ο εγκέφαλος επεξεργάζεται και αποκωδικοποιεί τις εικόνες πιο γρήγορα από τις λέξεις και δίνει τη δυνατότητα στους ακροατές σας να παρακολουθήσουν απερίσπαστοι, όσα τους περιγράφετε. Επιλέξτε μόνο εικόνες με νόημα που μπορoύν να στηρίξουν τα όσα λέτε και περιγράφετε. Ε, και αν θέλετε, έχετε ένα booklet έτοιμο για ‘bed-time reading’ (τους το δίνετε μετά).
Η ιστορική παρουσίαση του iPhone το 2007 από τον Jobs είναι το καλύτερο παράδειγμα όλων όσων γράφουμε πιο πάνω. Μια εικόνα, η δική του, τα εικονίδια των slides, η εικόνα που περιγράφει με το storytelling είναι πράγματι 1000 λέξεις κάθε φορά, κάθε στιγμή. Θα έπρεπε να είναι σημείο εξέτασης για κάθε πωλητή ή υπεύθυνο προϊόντος ή υπηρεσίας και gameplay exercise για κάθε CEO.
Θα μπορούσαμε σε αυτό το σημείο να κάνουμε έναν μικρό κατάλογο με όσα πρέπει να αποφεύγετε, όταν χρησιμοποιείτε εικόνες, καθώς μια καλή εικόνα μπορεί να ενδυναμώσει το μήνυμα, μία κακή μπορεί να το ευτελίσει. Φωτογραφίες, όπως στόχοι, στόχοι με τόξα, γρανάζια, χειραψίες, κομμάτια παζλ, ανθρώπους έτοιμους να τρέξουν σε αγώνα, gifάκια, καρτούν κτλ., αφήστε τις όλες στην άκρη ως χιλιοχρησιμοποιημένες. Επίσης, οι φωτογραφίες που θα επιλέξετε, φροντίστε να είναι τεχνικά και αισθητικά άρτιες… και καλό θα ήταν να αποφύγετε τα κινούμενα σχέδια.
You are the star of the show!
Οταν ετοιμάζετε μια παρουσίαση, μην ξεχνάτε ότι το κοινό ήρθε για να δει και να ακούσει εσάς. Δεν σκέφτεται τις διαφάνειές σας! Εσείς είστε στη σκηνή! Η επιτυχία της παρουσίασης εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς και τον τρόπο που θα μιλήσετε στο κοινό. Ακολουθήστε τον κανόνα των TED Talks -κατά τον Chris Anderson- και πατήστε delete, delete, delete! Βγείτε με αυτοπεποίθηση και κυριαρχείστε με την παρουσία σας τη σκηνή και τον χρόνο που σας δίνεται πάνω σε αυτή. Κρατήστε οπτική επαφή μαζί τους, ώστε να κρατήσετε την προσοχή τους πάνω σας. Κάντε παύσεις. Δημιουργήστε την αίσθηση συζήτησης και διαλόγου. Τι θα κάνατε άλλωστε αν, για παράδειγμα, η οθόνη σας σταματούσε να λειτουργεί; Μία από τις πιο διάσημες ομιλίες του TedTalk δεν κάνει καν χρήση διαφανειών, όπως θα δείτε στο βίντεο.
Τι μπορούμε να μάθουμε από τα παραπάνω παραδείγματα; Αν είστε έτοιμοι να μοιραστείτε τη δική σας ιστορία με το κοινό, αν θέλετε να πουλήσετε και να πείσετε, αν θα απευθυνθείτε στο προσωπικό της επιχείρησης, αν έχετε επενδυτές μπροστά σας, ε, αλλάξτε τροπάριο. Το εργαλείο PowerPoint φτιάχτηκε για να σας κερδίζει χρόνο, όχι για να υποκαταστήσει την ανθρώπινη επικοινωνία και το impact που πρέπει να κάνετε!
Εύχομαι να εξασκηθείτε πώς να γίνετε το επίκεντρο της προσοχής, πως να δημιουργείτε μηνύματα και επικοινωνία με ουσία και στόχο, ελπίζοντας η επόμενη παρουσίασή σας να είστε εσείς, και μόνο εσείς! Στα καλύτερά σας…
Είμαι ο Τάσος Παγκάκης. Βοηθώ leaders και ομάδες να μετατρέπουν την αλλαγή σε ανάπτυξη, δουλεύοντας στο τρίγωνο Στρατηγική–Επικοινωνία–Εκτέλεση. Παρεμβαίνω όπου υπάρχει ασάφεια, για να δώσω πλαίσιο αποφάσεων, καθαρό narrative και roadmap. Λιγότερο θόρυβο, περισσότερη ευθυγράμμιση, σωστή υλοποίηση. Αν θέλεις ξεκάθαρη κατεύθυνση στη στρατηγική, μίλησέ μου και θα σε βοηθήσω.
