Τι να κρατήσεις (Takeaways)
- Η πρακτική οργάνωση δεν είναι θέμα “έμπνευσης”, αλλά ρυθμού: 4 θεσμικά meetings (daily, weekly, monthly, quarterly) κρατούν την ομάδα ευθυγραμμισμένη, ξεμπλοκάρουν εμπόδια και μειώνουν τον θόρυβο.
- Βάλε και τα 4 στο ημερολόγιο με σαφή σκοπό: Daily για focus/εμπόδια, Weekly για προτεραιότητες/metrics, Monthly για αποφάσεις/βελτιώσεις, Quarterly για reset 90 ημερών και KPI review και κράτα τα σύντομα/πειθαρχημένα.
Υπάρχει μια δομή συναντήσεων που χρειάζεται κάθε σύγχρονη ομάδα (πιστέψτε με, ισχύει για κάθε είδος δουλειάς που αφορά ομάδες) για να μένει ευθυγραμμισμένη, παραγωγική και ψύχραιμη μέσα στην πίεση. Oι περισσότερες επιχειρήσεις δεν έχουν πάντα πρόβλημα ανθρώπων ή πόρων, αλλά 100% έχουν πρόβλημα ρυθμού: άλλοι ξέρουν τι πρέπει να κάνουν, άλλοι όχι, άλλοι τρέχουν, άλλοι είναι σε παθητική αναμονή.
Θέλω να μοιραστώ τα 4 meetings που βάζουν τάξη στο χάος, είτε έχεις μια ομάδα τριών ή 100 ανθρώπων: α) Daily check-in (10 λεπτά focus = συζήτηση εμποδίων), β) Weekly planning (προτεραιότητες, deadlines = ρεαλισμός), γ) Monthly deep-dive (προβλήματα, βελτιώσεις = αποφάσεις), και δ) Quarterly reset (στρατηγική, στόχοι, ευθυγράμμιση = πλάνο επόμενων 90 ημερών). Κάθε επαγγελματίας χρειάζεται ένα τέτοιο σταθερό σύστημα συναντήσεων. Σημαίνει πειθαρχία, αφοσίωση, συνεργασία, μεταφορά γνώσης. Είναι meetings-θεσμοί, για να συντονίζεται η ομάδα, να λαμβάνονται καλύτερες αποφάσεις και να διατηρείται καθαρή στρατηγική πορεία.
Τα 4 meetings-θεσμοί
Όσο περισσότερο μεγαλώνει κάποιος επαγγελματικά, αποκτά εμπειρίες και παραστάσεις, τόσο πιο καθαρά θα βλέπει ότι η δουλειά δεν είναι απλώς «τρέχω», αλλά σχεδιάζω, συντονίζω, έχω ετοιμοπόλεμη ομάδα. Θυμάμαι στην Adel Saatchi&Saatchi όταν παρουσιάζαμε τα πλάνα 100 ημερών, δηλαδή τι θα κάνουμε, πετύχουμε, λύσουμε στους επόμενους 3 μήνες. Γινόμασταν όλοι aligned και δημιουργούσαμε κοινό σκοπό, απαρχή ισχυρής κουλτούρας.
Στα meetings με (προηγούμενα-επόμενα βήματα), δημιουργείται ρυθμός. Δεν θα ακολουθήσουν όλοι (έχω δει τεμπελχανεία που δεν περιγράφονται), αλλά κερδίζεται η πλειοψηφία της ομάδας-συνεργατών. Η ομάδα κινείται με ξεκάθαρη κατεύθυνση και συμπληρωματικότητα. Και για να το κάνεις αυτό, χρειάζονται τέσσερις συγκεκριμένες συναντήσεις, που λειτουργούν σαν σταθερός σκελετός οργάνωσης μέσα στον μήνα.
- Η μέρα ξεκινά με ένα Daily Check-In. Πέντε λεπτά μόνο, όρθιοι, σύντομα, καθαρά. Δεν αναλύουμε, αλλά κρατούμε τον παλμό της ομάδας. Λέμε τα κρίσιμα (1-2 το πολύ), ποιος κάνει τι, και αν κάποιος χρειαστεί βοήθεια. Δεν παίζει ρόλο αν δουλεύεις σε αποθήκη ή εργοστάσιο, το σημαντικό είναι να γίνονται, να ξέρουν όλοι τι τρέχει.
- Το εβδομαδιαίο Weekly Tactical είναι εκεί όπου βάζουμε τάξη: ιδανικά βλέπουμε metrics τι πετύχαμε/τι όχι, δίνουμε προτεραιότητες για την επόμενη εβδομάδα ή (ορισμένο) διάστημα, λύνουμε μικρές «φωτιές», ενώ ξαναφέρνουμε μπροστά τι έχει πραγματική αξία για τον οργανισμό και την ομάδα. Μετά, τα μέλη της ομάδας έχουν τη δυνατότητα να οργανώσουν το δικό τους time-project management. Μπορείτε να φανταστείτε weekly tactical 100 ατόμων που ανακοινώνονταν σαν λίστα τα σημαντικά της εβδομάδας (team awareness και γνώση τι τρέχει στην εταιρεία), από τι θα κριθούμε για το καθένα, ποιος χρειάζεται βοήθεια και ποιος θα του τη δώσει (όλα πλαναρισμένα), και τι να προσέξουμε (οδηγίες – πχ. συν/ξη Τύπου Ν. Υόρκης θα μας την πέσουν με το Χ).
- Μία φορά τον μήνα, κάντε κάτι εντελώς διαφορετικό από την καθημερινότητα, το Monthly Strategic. Εδώ σηκώνουμε το κεφάλι, κοιτάζουμε μακριά, φέρνουμε δεδομένα, συζητούμε ιδέες και παίρνουμε μαζί αποφάσεις που καθορίζουν το μέλλον, και όχι την επόμενη μέρα που λένε. Είναι το meeting που κάνει τους πάντες στρατηγούς, για να καταλαβαίνουν πως πάμε, τι πρέπει να πετύχουμε και για ποιο λόγο. Αν έχει η ομάδα καλούς εργαζόμενους, από το υστέρημα χρόνου τους θα δημιουργήσουν καινούργια πράγματα.
- Και τέλος, το πιο δύσκολο (να γίνει moderate) αλλά το πιο μεταμορφωτικό είναι το Quarterly Offsite. Βγαίνουμε από το γραφείο, αλλαγή περιβάλλοντος, βλέπουμε KPI και πως πήγαμε, είναι η στιγμή που επανεκτιμούμε το όραμα. Λέμε πως (και γιατί) πήγαμε, πελάτες, νούμερα, παράπονα, engagement …ό,τι και αν κάνει η ομάδα. Εκεί παίρνονται οι πιο τολμηρές αποφάσεις για αλλαγές και δράσεις στο επόμενο 4μηνο με ορίζοντα την ετήσια πορεία και επιτυχία. Εκεί δένεται η ομάδα σε ένα υψηλότερο level και καθένας αναλαμβάνει κάτι να χτίσει.
Αυτή πορεία-μεθοδολογία-θεσμός χτίζει και αναπτύσσει στελέχη (το έχω δει σε πολλούς χώρους, το έχω κάνει). Μαζί, αυτή η διαδικασία δείχνει στους συμμετέχοντες (ακόμη και τους τεμπελάκους) πως η εταιρεία-εμείς-ομάδα είμαστε όλοι μαζί, και πως είναι οργανωμένη-αποφασισμένη να πετύχει (άρα, εγώ αν το θέλω, θα ανήκω σε νικητές).
Σε αυτή την πορεία μπορεί να μην αντέξουν όλοι, γιατί απαιτείται: α) καλή και θετική διάθεση, β) προσωπική φιλοδοξία εξέλιξης και γ) πολύ οργανωμένη και συστηματική δουλειά κάθε μέρα, από κάθε μέλος της ομάδας. Όμως είναι ο μόνος σωστός δρόμος, για να μην πηγαίνεις στη δουλειά σου σαν ξένος ή βαριεστημένα ή χωρίς να καταλαβαίνεις τι γίνεται.
Το πρόβλημα μπορεί να είναι στους εργαζόμενους-στελέχη (διάθεση και μεθοδικότητα), αλλά άλλη τόση (μεγαλύτερη) ευθύνη έχει η επιχείρηση-οργανισμός. Πρέπει να το εννοεί/πιστεύει, να διατηρεί καλό κλίμα, να εφαρμόζει τακτικές ανάπτυξης εργαζομένων, να έχει δώσει οδηγία στους μάνατζερ να μην είναι ‘Ουγκ’. Συνήθως οι επιχειρήσεις ζητούν το αποτέλεσμα, χωρίς να κάνουν τις κατάλληλες ενέργειες για αυτό.
Αν ακούσετε λοιπόν μην χάνετε χρόνο σε ανούσια meetings, τι τα θέλουμε αυτά αφού έχουμε δουλειά, ή αντιληφθείτε οργάνωση-χυμαδιό (πχ. projects να ξεχνιούνται, ή αντικρουόμενες οδηγίες) …τότε, να ξέρετε πως κανένα meeting δεν θα σας πάει στον τελικό στόχο, την επιτυχία.
Είμαι ο Τάσος Παγκάκης. Βοηθώ leaders και ομάδες να μετατρέπουν την αλλαγή σε ανάπτυξη, δουλεύοντας στο τρίγωνο Στρατηγική-Επικοινωνία-Υλοποίηση. Παρεμβαίνω όπου υπάρχει ασάφεια, για να δώσω πλαίσιο αποφάσεων, καθαρό narrative και roadmap. Λιγότερο θόρυβο, περισσότερη ευθυγράμμιση, σωστή υλοποίηση. Αν θέλεις ξεκάθαρη κατεύθυνση στη στρατηγική, μίλησέ μου και θα σε βοηθήσω.
